Cómo construir una estrategia de email marketing hotelero que genere reservas

Por qué el email supera a todos los demás canales de marketing para reservas repetidas

Un huésped en su lista de correos ya se hospedó en su propiedad. Conoce la experiencia, confía en el producto y ha demostrado disposición a pagar su tarifa. El marketing hacia ellos no requiere costo de adquisición, sin comisión OTA y sin convencerlos desde cero. La tasa de conversión de un correo bien elaborado a un huésped anterior es dramáticamente más alta que la de cualquier canal de publicidad paga dirigido a una audiencia fría.

Los números son convincentes. Una lista de 200 personas con una tasa de apertura del 20% y una conversión de reservas del 5% por campaña genera 10 reservas directas por correo. Con una tarifa promedio de $150 por noche y una estadía promedio de 3 noches, eso son $4,500 en ingresos de habitación sin comisión de un solo correo que le tomó una hora redactar y $30 enviar.

Cómo construir su lista de correos de huéspedes

Las OTA ocultan las direcciones de correo de los huéspedes. Los contactos que necesita deben capturarse de forma independiente. Los puntos de captura más efectivos son:

• Check-in: Una solicitud simple del correo del huésped durante el proceso de registro con una propuesta de valor clara: "Le enviaremos tarifas exclusivas para miembros y acceso anticipado a ofertas especiales."
• WiFi: Un portal cautivo que requiere una dirección de correo para acceder al WiFi es uno de los mecanismos de captura de mayor volumen disponibles. La mayoría de los huéspedes lo proporcionan sin fricción.
• Tarjeta en habitación: Una tarjeta impresa simple que explica los beneficios de unirse a la lista de huéspedes de la propiedad con un código QR a un formulario de registro.
• Alternativa al correo oculto por OTA: Aunque las OTA ocultan las direcciones, su confirmación de reserva suele incluir el nombre del huésped. Un mensaje de bienvenida durante la estadía que hace referencia a su nombre y solicita su correo directo para "compartir ofertas especiales próximas" convierte a un porcentaje significativo de huéspedes OTA.

Los cuatro correos que todo hotel debería enviar

1. Correo pre-llegada

Se envía 3 a 5 días antes de la llegada. Confirma la reserva, comparte información útil de llegada y crea anticipación. Incluya una oportunidad de upsell: una mejora de habitación, un paquete de experiencias, una reserva en el restaurante. Este correo tiene la tasa de apertura más alta de cualquier comunicación hotelera porque el huésped ya está entusiasmado con su próximo viaje.

2. Agradecimiento post-estadía

Se envía 24 a 48 horas después del check-out. Un mensaje cálido y personal agradeciendo al huésped por su estadía. Incluya un enlace directo a su página de reseñas en TripAdvisor o Google. Manténgalo breve y genuino: este es un momento de relación, no de ventas.

3. Oferta de reserva directa

Se envía 2 a 4 semanas después del check-out. Un incentivo de reserva directa para su próxima estadía: una tarifa para miembros, una mejora gratuita, un descuento de reserva anticipada para un período específico próximo. Este es el correo de mayor valor en la secuencia para ingresos de reservas directas.

4. Campaña de temporada

Se envía 6 a 8 semanas antes de un período que quiera llenar. Una oferta dirigida para la temporada verde, el próximo período de fiestas o un evento local especial. Posiciónela alrededor de la experiencia ("La temporada de lluvias de Costa Rica es nuestra más exuberante y salvaje: por eso nuestros huéspedes la aman") y no solo del descuento.

Nuestro servicio de email marketing cubre la estrategia de crecimiento de lista, el diseño de campañas y la configuración de automatización completa. Para el contexto de reservas directas en el que encaja esto, vea cómo aumentar las reservas directas sin abandonar las OTA. Para construir lealtad a largo plazo a través del email y más allá, lea cómo construir una marca hotelera que genere fidelidad sin programa de puntos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo construyo una lista de correos si la mayoría de mis huéspedes reservan por OTA? +

Las OTA ocultan las direcciones de correo de los huéspedes, así que debe capturarlas de forma independiente. Los métodos más efectivos son: preguntar en el check-in con una propuesta de valor clara, usar un portal cautivo de WiFi que requiera una dirección de correo, colocar tarjetas de registro con códigos QR en las habitaciones, e incluir una solicitud de captura de correo en su comunicación pre-llegada. Una propiedad que recopila activamente correos en todos estos puntos normalmente suma de 30 a 60 nuevos contactos por mes por cada 20 habitaciones ocupadas.

¿Con qué frecuencia debería enviar correos a mis huéspedes? +

Para la mayoría de hoteles boutique independientes, una frecuencia de una a dos veces por mes es el punto de equilibrio correcto. Con demasiada poca frecuencia, su lista se enfría y las tasas de apertura bajan. Con demasiada frecuencia, los huéspedes se dan de baja. La excepción son los correos automáticos vinculados a comportamientos específicos, como el agradecimiento post-estadía o la bienvenida pre-llegada, que deben enviarse en el momento correcto independientemente de la frecuencia de las campañas.

¿Qué plataforma de email debería usar un hotel pequeño? +

Mailchimp es la opción más común para hoteles independientes en América Latina: tiene una versión gratuita para listas de menos de 500 contactos, un buen constructor de plantillas y herramientas de automatización simples. Klaviyo es una opción más sólida para propiedades listas para invertir en segmentación y automatización más sofisticadas. Ambas se integran con la mayoría de los motores de reservas. Comience con Mailchimp y migre a Klaviyo cuando su lista y sus necesidades superen el nivel gratuito.

¿Qué debe decir el asunto de un correo de hotel? +

Los asuntos más efectivos son específicos, personales y generan curiosidad, no son genéricos ni promocionales. Ejemplos que funcionan: "Su regreso a [Nombre de la propiedad]: una oferta especial dentro" o "Costa Rica en mayo: por qué nuestros huéspedes aman la temporada de lluvias" o "Solo para usted, [Nombre]: un upgrade en su próxima estadía." Evite asuntos genéricos como "¡Oferta especial!" o "Reserve ahora y ahorre": parecen spam y obtienen tasas de apertura más bajas.

¿Puede el email marketing reemplazar a las OTA para un hotel boutique? +

No del todo, pero puede reducir significativamente la dependencia de las OTA con el tiempo. El email marketing es excelente para generar reservas repetidas de huéspedes anteriores, un canal donde las OTA no tienen ventaja. Las OTA siguen siendo el canal de adquisición principal para nuevos huéspedes que nunca se han hospedado con usted. Un hotel saludable usa las OTA para adquirir nuevos huéspedes y el email marketing para convertir a los anteriores, construyendo gradualmente la cuota del canal directo a medida que crece la lista.